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Concur renforce ses solutions mobiles pour favoriser la dématérialisation des notes de frais

A l’occasion de la 4e édition de Concur Fusion Exchange, l’éditeur de solutions pour les notes de frais et les déplacements professionnels a présenté deux nouvelles fonctionnalités facilitant le contrôle des dépenses et la gestion des frais kilométriques.

Casse-tête chronophage, la gestion des notes de frais est en voie de devenir un mauvais souvenir pour les entreprises. A ce jour, et selon un sondage OpinionWay réalisé pour Concur, les salariés français consacrent en moyenne 27 minutes au traitement de chacune de leurs notes de frais. En ajoutant à cela que certaines entreprises ne réalisent qu’un virement mensuel pour rembourser les collaborateurs, cela en fait un sujet fâcheux pour nombre d’entre eux. Concernant la conservation des justificatifs, le sondage indique que 95% des sondés les conservent et qu’ils ne sont que 41% à être équipés d’une solution de gestion de notes de frais. Excel a encore des aficionados…

Concur_ExpenseIT_dematerialisation_notes_de_frais

Hier, Concur a annoncé le lancement sur le marché français de sa solution ExpenseIT qui permet, en photographiant le ticket de caisse via l’application mobile, d’envoyer toutes les informations importantes pour le traitement de la note de frais. Ces dernières sont traitées par une solution de reconnaissance optique de caractère, mais aussi par une équipe Concur qui peut intervenir si les caractères ne sont pas reconnus ou s’il s’agit d’une facture manuscrite. En repérant l’horaire indiqué sur le ticket de caisse, la solution saura s’il faut allouer la dépense au budget « déjeuners d’affaires » ou « dîners d’affaires ». Et si le voyageur d’affaires reçoit une facture par e-mail, un simple transfert vers une adresse dédiée sera nécessaire pour qu’elle soit traitée.

Bricorama a déployé ExpenseIT auprès de ses 2 600 collaborateurs, il y a un an. Auparavant, les services comptables de l’entreprise avaient besoin de 3 ou 4 jours pour valider une note de frais. Désormais, « il faut seulement 5 à 10 minutes », témoigne Hacène Boulahbel, Responsable Comptable de la chaîne de magasins de bricolage. « Nous sommes passés d’un remboursement par mois à 3 ou 4 remboursements mensuels donc la satisfaction est totale », poursuit-il. « 95% de nos collaborateurs utilisent désormais le mobile pour leurs notes de frais et même les plus réfractaires ont rapidement adhéré à la solution. » Si cette fonctionnalité a été lancée il y a environ deux ans aux Etats-Unis par Concur, elle arrive à point nommé dans l’Hexagone puisque l’Etat veut favoriser la numérisation des factures papier. Depuis le décret du 22 mars 2017, les justificatifs numérisés ont une valeur équivalente aux yeux de l’administration fiscale.

Concur_ExpenseIT_Decret_justificatifs_papier_administration_fiscale

Drive pour la gestion des frais kilométriques

L’événement fut également l’occasion pour Concur de présenter sa solution « Drive » visant à aider les entreprises ayant d’importantes flottes de commerciaux itinérants dans leur gestion des frais kilométriques. L’application mobile permet de faire la distinction, grâce à une simple activation ou désactivation manuelle, entre les kilomètres parcourus pour des raisons personnelles ou professionnelles. Dans ce dernier cas, Concur Drive suivra le déplacement et générera automatiquement la note de frais. En revanche, il faudra encore attendre un peu pour que la gestion des péages soit prise en compte, mais les équipes de Concur assurent que des tests sont déjà en cours aux Etats-Unis et en Allemagne en ce qui concerne la gestion des pleins d’essence.

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